NAV online számla adatszolgáltatás: ahogy számos területe életünknek, az adózási rendszer is a digitalizáció és a központi nyilvántartások irányában halad. Mielőtt belevágnánk a közepébe, ha könyveléssel, bérszámfejtéssel kapcsolatos kérdése van, vegye fel velünk a kapcsolatot!
Míg korábban a számlatömb volt a vállalkozók leghűbb társa, a tavalyi év óta a számlázó programok társaságában tölthetjük időnket. Ennek legfőbb oka az, hogy 2020. július 1. óta a NAV adatszolgáltatásra kötelezi a számlaadókat, legyen szó akár rendes számláról, módosító számláról, vagy érvénytelenítő számláról, mindenről, amiről az áfatörvényben foglalt számlázási szabályok vonatkoznak.
Mi az a NAV online számla adatszolgáltatás?
A NAV alapvető érdeke, hogy minél gyorsabban értesüljön minden számlázásról, hogy az azokhoz kapcsolódó adóbevételi tételekkel azonnal tudjon kalkulálni. Ezért első körben létrehozott egy online felületet (onlineszamla.nav.gov.hu), amelyen a számlák adatait manuálisan be lehet vinni, ez ma is létezik, vagyis ha valaki ragaszkodik számlatömbjéhez, még mindig megteheti, hogy egyesével vigye be az adatokat. Azonban az első online felületet követte a NAV online számlázó programja, ami már számlák kiállítására is alkalmas, és nem igényel további adatszolgáltatást, ugyanis a számla kiállításának pillanatában ez megvalósul, ez az online számla oldalról érhető el. Előnye, hogy e-mailen is küldhető, aláírás nélkül érvényes, rengeteg könyvelési műveletet megkönnyít és statisztikailag is könnyebben feldolgozható.
Kinek kell adatot szolgáltatnia az online számlázásról?
Mint minden olyan ügy esetében, amely személyes felelősségvállalással jár, vagyis valaki a saját vagyonával, személyével felel a vállalkozás rendes működéséért, a NAV online számla adatszolgáltatás ügyében is csak az járhat el, aki ezt a felelősséget viseli. Cégek esetén az ügyvezetőnek vagy a cég állandó meghatalmazottjának kell tehát az online számlázást intéznie, egyéni vállalkozók esetén magának a vállalkozónak vagy állandó meghatalmazottjának van lehetősége arra, hogy elsődleges felhasználóként bejelentkezzen.
Az online számlarendszer felületén első lépésként mindenképpen be kell regisztrálni. Ezt követően a bejelentkezés a központi azonosítási ügynökön (KAÜ) keresztül történik, a bejelentkezéshez a magánszemély ügyfélkapus adataira van szükség. Ha már sikerült bejutni az online számla felületre, beállíthatók az elérhetőségek (email, telefonszám). A rendszer lehetővé teszi, hogy az ügyintéző egyszerre több adózó ügyeit kezelje, de persze csak azokét, amelyek esetében jogosultsággal rendelkezik. Beállítható más számlázó program alkalmazása is, illetve meghatalmazást adhatunk másnak is adataink kezelésére abban az esetben, ha papír számlatömbünkből nem személyesen mi szeretnénk adatokat regisztrálni.
Csak akkor tudok adatot szolgáltatni, ha a NAV számlázó programját használom?
A NAV ingyenes számlázó programja csak egy a sok közül, amelyek szolgáltatásaikat kínálják az Interneten (szamlazz.hu, Billingo, Bupa, Bizxpert, Symbol, Naturasoft). Mindegyik közvetlenül összeköttetésben áll az adóhivatallal, vagyis bármelyiket választjuk, az adatszolgáltatás automatikusan megoldott, ezt ők rendszerint NAV állóságnak nevezik. Ezek a programok mind online számlázó alkalmazások, ami azt jelenti, hogy nincs szükség arra, hogy a saját számítógépünkre telepítsük őket, az adatokat felhőben tárolják, ezért olykor felhő alapú számlázó programnak is hívják őket. Szolgáltatásuk alapvetően ingyenes, de mindegyikük kínál olyan többletfunkciókat, amelyek ugyan nem elengedhetetlenek, de sok kényelmi elemmel teszik magukat kívánatossá, ezek már viszont fizetősek.
Hogyan kössük össze a számlázó programot a NAV-val?
Ahhoz persze, hogy online számlázó programunk adatot is szolgáltasson az adóhatóság felé, össze kell kötnünk a két rendszert, ennek a lépései a következők.
- Először is be kell jelentkezni a NAV Online Számla rendszerébe az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon.
- Az Online Számla felület felajánlja a bejelentkezés KAÜ-vel lehetőséget, amit kiválasztva az Ügyfélkapu oldalára jutunk.
- Itt azzal a felhasználói azonosítóval kell bejelentkezni, amellyel hozzáférhetünk a kezelni kívánt cég ügyfélkapujához.
- Ha bent vagyunk az Online Számla rendszerében, meg kell adnunk e-mail címünket és telefonszámunkat, hogy ne legyen gond a kapcsolattartással. Ugyanitt el kell fogadni az adatkezelési tájékoztatót.
- Ekkor megjelenik a képernyőn az összes olyan adózó, amelyeknek ügyintézéséhez felhasználói jogunk van, ezek közül kell kiválasztani azt, amelyikhez a számlázó programot kötni szeretnénk. Ha nincs több adózó, akit képviselhetnénk, ez a felület nem jelenik meg, hanem ugrunk tüstént a következő ablakra.
- Itt ismét meg kell adnunk kapcsolattartási adatainkat, illetve kijavíthatjuk őket, ha a korábban megadottakhoz képest változás történt. Ugyanitt érdemes beállítani a Figyelmeztetés gombot, ami arra hívja fel a figyelmünket, hogy esetlegesen hiányosan töltöttük ki a beállítások felületét. Az adatok mentése után a bejelentkezés sikeresnek tekinthető, megjelenik a főoldal.
- Válasszuk ki a felhasználók menüpontot, és kattintsunk az „új felhasználó” gombra.
- Itt lehetőségünk van egy technikai felhasználó létrehozására, bármit jelentsen is ez a rejtélyes fogalom. Éljünk a lehetőséggel! A megnyíló új oldalon válasszunk jelszót és állítsuk be jogosultságainkat. A „számlák kezelése” és a „számlák lekérdezése” pontok megjelölése után mentsük el a beállításainkat.
- Most jön a mesébe illő elnevezésű „kulcsgenerálás”, ezzel egy XML aláíró- és egy XML cserekulcsot hozunk létre, illetve a felhasználónevet, amit majd a saját számlázó programunk megfelelő helyére be kell másolnunk.
- Menjünk tehát a számlázó programunk beállításai közül oda, ahol a fiókunk és a NAV között létrehozhatjuk az online adatkapcsolatot. Itt pedig a megfelelő helyekre másoljuk be szépen az imént létrehozott Technikai felhasználó nevet, a jelszót, az XML aláíró kulcsot és az XML cserekulcsot.
- A számlázó programban kell lennie valahol egy jelzésnek, mondjuk egy ikonnak, ami jelzi, hogy sikeresen megtörtént-e az összekötés. Előfordulhat, hogy a NAV rendszere valamilyen okból nem volt elérhető, ilyenkor érdemes újra próbálkozni.
Mi a kézzel kiállított számlák adatszolgáltatási határideje?
Amennyiben online számlázó programot használunk, az adatszolgáltatás azonnal, automatikusan megtörténik. Ám ha a kézzel kitöltött számlákról szeretnénk adatot szolgáltatni, iparkodnunk kell. A számla kiállítása után ugyanis erre négy nap áll rendelkezésünkre. Sőt, ha számlánk ÁFA tartalma meghaladja az 500.000 forintot, akkor ez a határidő egy nap.
Mik az adatszolgáltatás tipikus hibái? Lehet-e javítani ezeket?
A NAV relatíve gyakran frissíti rendszerét újabb és újabb verziókra. Ezeknél a verzióváltásoknál előfordulhat, hogy a NAV által követett XML rendszerben elcsúsznak az adatok a számlaképhez képest. Verzióváltásnál tehát érdemes a könyvelőnkkel ellenőriztetni ezt a jelenséget. Előfordulhat az is, hogy egy módosító számlánál a teljesítési dátum nem marad az eredeti, hanem a rendszer módosítja azt a módosító számla kiállításának napjára, erre oda kell figyelni. A számlán a mértékegységek megadásánál a számtalan szabad elnevezés miatt a rendszernek értelmezési problémája adódhat. Érdemes a NAV egységesített mértékegység listáját használni. Sokszor előfordul, hogy ha adómentességet élvezünk, ennek fajtáját is meg kell adnunk a számlán. Vigyázzunk, hogy helyes kódot használjunk! Ám ha mindezekre odafigyelünk, és általában véve könyvelőnk is rajta tartja szemét ügyeinken, nagyobb baj nem lehet.