Könyvelőváltás: előfordulhat minden könyvelő-megbízó munkakapcsolatában, hogy érdemes váltani. De nem mindegy, hogy mikor és milyen módon lépünk! Nézzük meg, hogy mit kell tudni róla, hogy érdemes meghozni ezt a döntést! Ha megbízható könyvelőt keresel, ne habozz, vedd fel velünk a kapcsolatot!
Könyvelőváltás: milyen okai lehetnek, mikor van rá szükség?
A könyvelés egy komoly bizalmi kapcsolat, hiszen a könyvelő belelát a cég pénüzgyi működésébe és sok minden másba is. Fontos az olajozottan működő szakmai viszony a megbízó és a könyvelő között, azonban lehetnek olyan okok, amikor könyvelőváltásra kerül sor.
Az egyik jellemző probléma lehet, ha vagy az ügyfél, vagy a könyvelő elköltözik és az ügyfél számára fontos lenne a földrajzi közelség. (Ezt a problémát egyébként ki tudjuk úgy küszöbölni, hogy online könyvelésre váltunk, hiszen az online könyvelés során nem jelent semmilyen gondot a földrajzi távolság.)
Problémaként merülhet fel, hogy a könyvelő nyugdíjba megy, vagy még nem nyugdíjas ugyan, de nem szeretne már beletanulni az online könyvelési folyamatba, ilyenkor érdemes belevágni a könyvelőváltásba.
És természetesen az is előfordul, hogy a könyvelőnk nem tartja be a határidőket, pontatlan, megbízhatatlan, nem veszi fel a telefont, nem ad tájékoztatást, esetleg más módon nehezíti meg az együttműködési folyamatot. És könyvelőváltásra kerülhet akkor is sor, ha nem a könyvelő, hanem az ügyfél a ludas, nem küldi el időben a szükséges számlákat, visszatart információkat és a könyvelő nem tudja szakszerűen ellátni a feladatát.
Az is előfordulhat, hogy olyan vállalkozáshoz kezdesz, amihez a jelenlegi könyvelőd nem ért vagy egy ismerős ajánl neked egy könyörtelenül jó könyvelőt.
Milyen előnyei lehetnek a könyvelőváltásnak?
A fentiekből következik, hogy ha találunk egy olyan könyvelőt, aki az igényeinknek megfelelően, pontosan, figyelmesen és a határidőket betartva dolgozik, akkor már nyert ügyünk van. Természetesen az, hogy az új könyvelő mennyire jó a szakmájában leginkább akkor dől el, ha jön egy ellenőrzés.
Milyen hátrányai vannak a könyvelőváltásnak?
A könyvelőváltásra rá is faraghatunk, ha nem voltunk elég körültekintőek, amikor új könyvelőt kerestünk. Készüljünk fel arra, hogy a könyvelőváltás nem megy egyszerűen, főleg akkor, ha évközben szeretnénk elkezdeni a munkát az új könyvelővel.
Mikor érdemes belevágni a könyvelőváltásba?
A legcélszerűbb úgy belevágni a könyvelőváltásba, hogy a meglévő könyvelőnk december 31-el rendezi az adóévet, ha szükséges, megírja a bevallásokat, elkészíti a mérleget. Az új könyvelő pedig január 1-vel új évet nyit, vagyis tiszta lappal indul a könyvelésünk.
Megéri évközben is a könyvelőváltás?
Nem biztos, hogy megéri, leírjuk, hogy mivel kell számolni egy évközbeni könyvelőváltás esetén. A régi könyvelőnknek ebben az esetben el kell készítenie egy évközi „zárást”, ráadásul olyan módon, hogy az új könyvelő számára is tiszta legyen minden. Vagyis ezzel a régi könyvelőnknek többlet munkája lesz, de nem csak neki, hanem az új könyvelőnek is, hiszen át kell néznie az egész addigi csonka évünket. És vegyük még hozzá azt is, hogy az új könyvelő nem vállalhat teljeskörű szakmai felelősséget azért, amit a régi könyvelőnk végzett el.
Mielőtt belevágnánk a könyvelőváltásba, mindenképp tisztázzuk mind a két könyvelővel, hogy mennyi többletmunkát kell elvégezniük és ennek milyen költségei vannak. De ha meg tudjuk tenni, várjuk ki az évvégét a könyvelőváltással.
Könyvelőváltás lépésről lépésre:
És akkor nézzük meg, hogyan váltsunk könyvelőt lépésről lépésre.
Válasszuk ki a megfelelő könyvelőt!
Ez talán a legnehezebb lépés, hiszen sok összetevőtől függ, hogy megfelelő-e számunkra az új könyvelő. Először is azt vizsgáljuk meg, hogy ért-e az adott területhez, milyen véleménnyel vannak róla az ügyfelei. Természetesen a saját intuíciónkra is érdemes hallgatni, vagyis ha tárgyalás közben az új könyvelőjelölt harsányan bizonygatja, hogy mennyire jobb, olcsóbb lesz, mint az elődje, akkor fogjunk gyanút!
Ne váljunk el haragban!
A könyvelőváltás egyik legfontosabb lépése, hogy őrizzük meg a jó szakmai kapcsolatot. Vagyis akkor se váljunk el haragban a régi könyvelőnktől, ha nem voltunk elégedettek a munkájával, hiszen ha például a nyakunkba szakad egy ellenőrzés, akkor a régi könyvelő is segíthet nekünk a folyamat gördülékeny intézésében.
Határozzuk meg a váltás és az utolsó kifizetés dátumát, bontsuk fel a régi szerződést!
Mielőtt felbontanánk a régi szerződést, tisztázzuk a régi könyvelőnkkel a váltás napját és az utolsó kifizetés dátumát. Szóljunk időben (legalább egy hónappal a váltás előtt) a régi könyvelőnknek, hogy el tudja még intézni a függőben lévő ügyeinket! A váltás dátuma lehetőleg legyen az év vége, év eleje, ha ez nem jön össze, akkor érdemes június 30-ra vagy legkésőbb szeptember 30-ra időzíteni a váltást.
A váltás dátuma után már ne adjunk neki számlákat! Fontos, hogy a kifizetés dátuma kerüljön az átadás-átvétel utáni időszakra!
Kössünk szerződést az új könyvelővel!
Miután tisztáztunk minden részletet az új könyvelővel, megköthetjük a szerződést. Arról is érdemes előzetesen megegyezni, hogy adunk-e hozzáférést az ügyfélkapunkhoz a könyvelőnek, vagy ő mindent a saját nevében végez a rendszerben.
Figyeljünk az átadás-átvételre a régi és az új könyvelő esetében is!
Az átadás-átvétel folyamatát nem ússzuk meg, ezt nekünk kell végig csinálnunk, vagyis nem bízhatjuk rá a régi és az új könyvelőre, hogy intézzék el egymás között. Nincs külön jogszabály arra, hogy miként kell az átadás-átvételt elvégezni, ez általában az adott könyvelőiroda működési szabályzatától függ. Célszerű, hogy a korábbi könyvelőtől írásos formában, jegyzőkönyv alapján kapjuk meg az anyagokat. Készüljön jegyzőkönyv akkor is, amikor ezeket a dokumentumokat átadjuk az új könyvelőnek!
Milyen papírok kellenek a könyvelőváltás során?
Ez teljesen az adott vállalkozástól függ. Az új könyvelő el fogja mondani nekünk, hogy pontosan milyen papírokra (vagy online dokumentumokra) lesz szükségünk. Amikor velünk szerződsz, a céged papírjai online formában, egy biztonságos drive-ba feltöltve és hagyományos papírformában is meglesznek.
Összességében a könyvelőváltás macerás, de néha nincs más választás! Ha online, gördülékeny és költséghatékony könyvelőt keresel, nálunk megtalálod!