A kettős könyvelés egy teljesen természetesen hangzó kifejezés a számvitellel foglalkozók számára, míg kifejezetten rémisztő tud lenni a laikusoknak. A könyvelés pénzügyeink nyilvántartásának megkerülhetetlen eleme, aminek minden részletét általában nem akarja megismerni az, aki konkrétan nem foglalkozik vele napi szinten. Éppen ezért merül fel a kérdés: miért kellene duplikálni valamit vagy párhuzamosan vezetni, ha lehet egyszerűbben és egyszeresen is? Duplikációról nincs is szó és az egyszeres nem feltétlenül egyszerűbb a nap végén. Megmutatjuk mit jelent a kettős könyvelés.
Mi az a kettős könyvelés?
A kettős könyvelés vagy más néven kettős könyvvezetés a számvitel egyik módja. Lényege, hogy nem kizárólag az alapvető törvényi elvárásoknak kíván megfelelni, hanem folyamatosan, áttekinthetően és a valóságnak megfelelően tartja nyilván a vállalkozás eszközeit és azok forrásait. Így nem pusztán egy tevékenység végeredményét látjuk, hanem a változás folyamata is nyomon követhető.
A kettős könyvelés nyilvántartja vállalkozásunk minden számviteli eszközét és forrását, valamint külön számlákon vezeti az azokon bekövetkezett változásokat. A kettős könyvelés fogalma könnyebben érthető, ha az egyszeres könyveléssel összevetjük.
Mi a különbség az egyszeres és a kettős könyvelés között?
Az egyszeres könyvelés a pénzmozgásokat követi és rögzíti. Ha beérkezik egy bevétel vagy éppen realizálódik egy kiadás, akkor azok teljesülésük időpontjában könyvelésre kerülnek. Ha valami nem jár pénzmozgással, akkor azt külön nyilvántartásban kell vezetni. Értelemszerűen azoknak érdemes az egyszeres könyvelést választani, akiknek amúgy sincs számottevő más könyvelendő feladata.
Ilyen külön vezetett részletező nyilvántartás készülhet például a munkabérekről, a gépjármű-használatról, a leltárról, a hitelekről, a fennálló követelésekről és tartozásokról, a tőkejövedelmekről, a beruházásokról, a tárgyi eszközökről, a selejtezésekről vagy a szigorú számadású bizonylatokról. Törvény is rendelkezik róla, de életszerű is, hogy az egyszeres könyvelést csak egyéni vállalkozások, alapítványok és társasházak választhatják, társas vállalkozások nem.
A kettős könyvelés ezzel szemben minden gazdasági eseményt két egymástól különálló helyen rögzít. Az esemény teljesülését időrendben naplózza egy idősoros elszámolásban, valamint annak hatását vezeti egy másik, számlasoros elszámoláson. Ez utóbbi tulajdonképpen könyvviteli számlákon való rögzítést jelent.
A könyvviteli számla a vállalkozás egyik vagyonelemét és abban bekövetkezett változásokat mutatja. Minden eszköznek és forrásnak külön számlája van. Minden számla két oszlopból áll, az egyik oldal az eszközök változást, a másik oldal a források módosulását jelöli. Amikor bekövetkezik a gazdasági esemény, akkor annak hatása van a vállalkozás vagyonelemeire, tehát a könyvelés során a könyvviteli számla mindkét oldalán meg kell jelennie egy-egy bejegyzésnek.
A egyszeres könyvelés tehát a pénzmozgásokat időrendben rögzíti és ha szükséges teljesen külön nyilvántartásokat vezet a többi vagyonelemről. A kettő könyvelés nem vezet külön nyilvántartásokat, de mindent két helyen rögzít: az egyik rögzítés az időrendiséget követi, a másik az esemény hatását a vállalkozás vagyonára.
Milyen esetben kell kettős könyveléssel könyvelnünk?
Törvényi szabályozás szerint az egyszeres könyvelés tiltott társas vállalkozások számára, éppen ezért azok többnyire a kettős könyvelést használják. Ha a külön nyilvántartások vezetése nagyobb teher, mint a kettős könyvelés, akkor szintén érdemes erre a módra váltani akár egyéni vállalkozóknak is. Kettős könyvelés a megfelelő a közhasznú szervezeteknek, valamint azon nem közhasznú szervezeteknek, akiknek tevékenységeikből származó árbevételük két egymást követő adóévben meghaladja az 50 millió forintot.
A kettős könyvelés ad lehetőséget az ok és okozati összefüggések feltárására, a folyamatok eredményeinek egyértelmű követésére. A könyvelés ebben az esetben nem csak rögzíti az eseményeket, hanem annak rendszere információkat szolgáltat a pénzügyi elemzésekhez és döntésekhez. A kettős könyvelés tehát a cég pénzügyeinek részleteibe is betekintést enged.
A kettő könyvelés szinte minden esetben valamilyen informatikai programmal történik. Amennyiben egyszeres könyvelésről kettős könyvelésre váltunk, a változtatást érdemes az adóév elején megtenni. A kettős könyvelés továbbfejlesztett változata a többdimenziós könyvelés.
Mi az a többdimenziós könyvelés?
A többdimenziós könyvelés a kettős könyvvitel logikáján alapuló, de a megbízó igényeihez igazodóan tovább bontott nyilvántartás. Az alábontások mélyebb elemzéseket tesznek lehetővé akár tevékenységek, akár telephelyek vagy akár munkatársak szerint. Az alábontások lehetnek többlépcsősek és különböző elvek szerint csoportosíthatóak. A többdimenziós könyvelés a vezetői döntések elősegítésén felül riportok és motivációs rendszerek alapját is képezheti.
A többdimenziós könyvelést jellemzően a hatékonyság mérésére használják értékesítési és teremélési oldalon is. A könyvelő feladata ebben az esetben összetettebb és közelít egy pénzügyi tanácsadó partner munkaköréhez. A vállalkozások vezetői általában a célt látják maguk előtt: milyen adatra lenne szükségük az adott teljesítmény méréséhez, míg a könyvelő látja ennek megvalósítási lehetőségeit és az így kapott adat konkrét pénzügyi tartalmát.
Kettős könyvelés: alapfogalmak
A kettős könyvelés, azon belül is a könyvviteli számlák vezetésének értelmezéséhez feltétlenül érdemes az alapvető fogalmakkal is megismerkednünk. Példákkal együtt bemutatjuk mi a tőkebevonás, a tőkekivonás, az eszközkörforgás és a forráskörforgás jelentése. Emlékeztetőül: minden eszköznek és forrásnak külön nyilvántartása van és ezen nyilvántartásokon jelöljük a változásokat.
Mindenképpen érdemes szólni a könyvviteli számlák – akasztófák – egyik gyakori félreértelmezéséről. A számlák egyik felének tartozik (jelölése T), míg a másik felének követel (jelölése K) az elnevezése. Ez azonban nem jelent hétköznapi értelemben véve sem tartozást, sem követelést, pusztán szokáson alapuló szaknyelvi megnevezése a számla két oldalának. Laikusként próbáljuk meg elhessegetni ezeket az elnevezéseket magunktól, a lenti példáknál és a cikk eddigi részében ezért is használjuk az egyik oldal és a másik oldal kifejezést a tartozik és követel megnevezés helyett.
Mit jelent a tőkebevonás?
A tőkebevonás során vagyonelemeink értéke növekszik, a mérleg főösszege nő. Egyidejűleg növekszenek a számviteli eszközök és a források is. Ilyen eset amikor valamit vásárolunk, de annak ellenértékét csak később utaljuk át. A könyvviteli számla egyik oldalán (T) a tárgyi eszközök növekednek, a másik oldalán (K) a szerződéséből adódó kötelezettségek.
Mit jelent a tőkekivonás?
A tőkekivonás az előző ellentéte: egyszerre csökkennek számviteli eszközeink és forrásaink is, így csökken a mérleg főösszege. Ez történik akkor, ha egy szerződésből adódó elismert tartozásunkat utólagosan kielégítjük. A könyvviteli számla egyik oldalán (T) a szerződésből adódó kötelezettségek csökkennek, a másik oldalán (K) a pénzeszközök.
Mit jelent az eszközkörforgás?
Ez talán a legegyszerűbb fogalom, hiszen valamelyik eszköz növekedésével párhuzamosan csökken egy másik eszközünk. A mérleg főösszege változatlan marad. Vásárolunk valamit és ki is fizetjük. A könyvviteli számla egyik oldalán (T) a tárgyi eszközök növekednek, a másik oldalán (K) a pénzeszközök csökkennek.
Mit jelent a forráskörforgás?
A fentihez hasonló, csak forrásokat tekintve, így a mérleg főösszege itt is változatlan. Ilyen eset az adózott eredmény átvezetése. A könyvviteli számla egyik oldalán (T) az adózott eredmény növekszik, a másik oldalán (K) az eredménytartalék csökken.