Cégkapu regisztráció: modern, digitális társadalmunkban minden technikai lehetőség adott, hogy ügyeinket ne különféle államigazgatási intézményekben kelljen átszuszakolni az adminisztráció dzsungelén, hogy drága időnket ne a különféle hivatalok várótermeiben töltsük.
Egyre másra jelennek meg az állam részéről is az online szolgáltatások, amelyek egyszerre idő, munkaerő és papírkímélő lehetőséget nyújtanak az ügyintézés megkönnyítésére. Ilyen a magánszemélyek számára kialakított Ügyfélkapu, és a gazdálkodó szervezetek számára létesített ingyenes Cégkapu rendszer. A Cégkapu használata 2018. január 1. óta kötelező a gazdasági társaságok, alapítványok, civil szervezetek és egyéb gazdálkodó szervezetek számára. Ezzel az állam nem csupán a gazdálkodó szervezetek életét könnyíti meg, de önmaga számára is átláthatóbbá teszi a gazdasági élet kezelését, a gazdaságot pedig szabályozottabbá és ezáltal fehérebbé is.
A Cégkapu használatnak az első és talán a legnehezebb próbatétele maga a regisztráció, aki túljut a cégkapu-regisztráció nehézségein, a továbbiakban már hátradőlve intézheti ügyeit. A Cégkapu ugyanis nem csupán egy kommunikációs eszköz a vállalkozások és egyéb szervezetek számára, hanem egyben tárhelyként is használható, ugyanis a hatóságokkal folytatott minden levelezés és az ezekhez kapcsolódó dokumentumok is eltárolható benne. No persze ezektől a kezdeti nehézségektől sem kell elrettennünk, ugyanis egy pár perces folyamatról van szó. No de nézzük, milyen lépésekből áll a cégkapu-regisztráció.
Mi az a cégkapu-regisztráció?
Mint minden személyhez, vagy azonosítás igényű ügyfélhez kötődő online alkalmazást, a Cégkaput is egy beazonosítási folyamattal egybekötött regisztrációval kell indítani, hiszen senki sem szeretné, hogy mások belepiszkáljanak a cégügyekbe, az meg végképp senkinek nem hiányzik, hogy mások helyett fizessen be bírságokat. A cégkapu-regisztráció különösen fontos a saját vállalkozásunk üzemeltetésében. Ez biztosítja ugyanis a zárt rendszerben történő kapcsolattartást a hatóságokkal, és ez biztosítja az online hozzáférést a különböző állami juttatásokhoz. Ráadásul 2018. óta a nem csupán lehetőség a Cégkapu a vállalkozások számára, de kötelező is.
Milyen gazdálkodó szervezeteknek kell regisztrálni a Cégkapuba?
Minden magyarországi szervezetnek, amely gazdasági tevékenységet folytat: vállalkozásoknak, civil szervezeteknek, alapítványoknak, egyházaknak, illetve vallási tevékenységet folytató szervezeteknek. A külföldi illetőségű szervezeteknek csak akkor lehet regisztrálni, ha rendelkeznek magyarországi fiókkal vagy telephellyel. Ebben az esetben az adott fiók vagy telephely köteles regisztrálni magát. A külföldi székhelyű szervezet kereskedelmi képviselete nem tartozik ebbe a kategóriába. A társasházaknak és a lakásszövetkezeteknek ellenben nem kötelező a regisztráció, mert klasszikus értelemben nem folytatnak gazdasági tevékenységet. Még akkor sem, ha van pénzügyi forgalmuk. Nem kell továbbá a Cégkapuba regisztrálni az egyéni vállalkozásoknak sem. Fontos, hogy a cégkapu-regisztráció előfeltétele a Cégnyilvántartásba való felvétel. Amíg ez nem történik meg a regisztráció nem lehetséges, és szemben bizonyos tévhitekkel, nem is minősülhet Cégnyilvántartásba vételnek.
Hol tudom intézni a cégkapu-regisztrációt?
A válasz kézenfekvő: mivel online ügyintézésről van szó, az interneten. A regisztrációt a Cégkapu honlapján teheti meg a regisztrációval megbízott személy: https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio/tajekoztato.html. Ezt a regisztrációt egy cég részéről csak egy személy végezheti, ő a cégkapumegbízott, de ez nem jár azzal, hogy onnantól csak ő intézheti a cég ügyeit a Cégkapun keresztül, joga van regisztrálni más személyeket is, akár többet is cégkapu-ügyintézőnek. A regisztrációt végző személynek két dologgal kell rendelkeznie: Ügyfélkapu hozzáféréssel vagy egy telefonos azonosítással, amit okmányirodákban igényelhet. Szükség lesz továbbá egy email címre, ahová a Cégkapu értesítései érkezhetnek. Fontos, hogy még a regisztráció előtt készítsük el néhány cégdokumentum szkennelt változatát, ezek az alapító okirat (vagy annak megfelelő okirat) és az aláírási címpéldány (közjegyző által hitelesítve, 30 napnál nem régebbi).
Mik a legfontosabb lépések?
- lépés: a Cégkapu nyitóoldalán kattintson a Bejelentkezésre.
- lépés: a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) megfelelő módján azonosítsa magát (a legegyszerűbb az Ügyfélkapus azonosítás).
- lépés: adja meg felhasználónevét és jelszavát.
- lépés: a megjelenő lapon ki kell választani milyen gazdálkodó szervezet nevében regisztrálunk.
- lépés: az új lapon a megfelelő rubrikákba be kell írni a cég minden adatát, illetve itt kell feltölteni a cég okmányait.
Ezután a rendszer leellenőrzi a megadott adatokat, egész pontosan a kormányhivatal arra jogosult ügyintézői teszik ezt. Amennyiben nincs probléma az adatokkal, a rendszer elmenti őket, és küld egy visszaigazoló levelet a regisztráció sikerességéről. A levélben egy dokumentum található, amelynek címe: „Visszaigazolás véglegesített Cégkapu-regisztráció létrejöttéről”, ezt mindenképpen mentsük el. Ha ez megvan, készen is vagyunk a Cégkapu regisztrációjával.
Minden gazdálkodó szervezetnek kötelező hivatalos elérhetőségük bejelentése az úgynevezett Rendelkezési Nyilvántartásba. Ez a Cégkapu-regisztrációkor egyszerűen megtehető, annyit kell csak tenni, hogy az „Engedélyezem a leendő cégkapucím Rendelkezési Nyilvántartás rendszerbe történő bejelentését” jelölőnégyzetből nem kell kivenni a pipát. Ilyenkor a bejelentés automatikusan megtörténik, nincs szükség semmi további intézkedésre. Vagyis annyit kell tenni, hogy semmit sem kell tenni.
Mit tegyek, ha elakadok a cégkapu regisztráció során?
A regisztráció folyamata alapvetően nem bonyolult, mégis adódhatnak nehézségek akár informatikai malőrök, akár félreértések miatt. Ilyenkor érdemes segítségül hívni a cégkapu-szolgáltatás technikai támogatását. Ezt a Kormányzati Ügyfélvonal végzi, az nap 24 órájában elérhető 1818-as (külföldről: +36 1 550 1858) telefonszámon vagy e-mailen az ekozig@1818.hu címen. Itt nem csupán kérdéseket lehet feltenni, hanem az észrevételeinket is itt írhatjuk meg.
És ha könyvelési ügyben akadna el, akkor keressen minket!